Buchführung: Pflicht, ja oder nein?

Was ist Buchführung?

Im Rechnungswesen existieren eine Menge an Begriffen, die teilweise umgangssprachlich synonym verwendet werden oder deren Bedeutungen teilweise gar nicht so einfach zu verstehen sind. Dies sind (doppelte oder einfache) Buchführung, Buchhaltung, Bilanzierung oder auch Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Alle diese Begriffe sollen im Folgenden näher beleuchtet und in die richtigen Zusammenhänge eingeordnet werden.

Unter Buchführung ist die chronologische Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle zu verstehen. Dabei werden die Werte zahlenmäßig erfasst, gesammelt, geordnet und nach Sachzusammenhängen gruppiert. Geschäftsvorfälle, Einnahmen, Ausgaben etc. sind z.B. die Zahlung von Löhnen und Gehältern, der Kauf von Rohstoffen, Hilfsstoffen und Betriebsstoffen, der Verkauf von Fertigerzeugnissen etc.
Aus diesen Werten wird in regelmäßigen Zeitabständen ein Abschluss abgeleitet. Unterjährig sind dies der Monatsabschluss, der Quartalsabschluss und einmal jährlich der Jahresabschluss.
Die Buchführung dient als Basis für die Gewinnermittlung und den Jahresabschluss. Es werden Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres in der Gewinn- und Verlustrechnung einander gegenübergestellt. Zusammen mit der Bilanz bildet die Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss eines Unternehmens. Ausgenommen von der Bilanzierungspflicht sind Einzelkaufleute, wenn sie bestimmte Schwellenwerte nicht überschreiten. Diese sind in §241a HGB festgelegt und weiter unten im Abschnitt erläutert.

Die Buchführungspflicht eines Unternehmens endet dann, wenn es erloschen ist, also der Löschung aus dem Handelsregister bzw. dem Erlöschen der Kaufmannseigenschaft.

Die Buchführung als Teil vom betrieblichen Rechnungswesen findet in Unternehmen normalerweise in der Abteilung “Buchhaltung” statt. Der Begriff Buchhaltung ist somit nicht mit der eingangs definierten Begriff der Buchführung zu verwechseln. Für Unternehmen stellt sich abhängig von der Unternehmensgröße die Frage, ob die Buchhaltung intern oder extern, z.B. durch einen Steuerberater erfolgen soll.

Für welche Unternehmen gibt es eine Pflicht Bücher zu führen?

Die Buchführungspflicht folgt handelsrechtlich aus §238 Absatz 1 HGB: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“ Weiterhin gibt das Gesetz vor, wie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung anzuwenden sind, nämlich muss die Buchführung so beschaffen sein, dass „sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“ Zu unterscheiden ist die Pflicht zur Buchführung nach handelsrechtlichen Erfordernissen von der steuerrechtlichen Verpflichtung, der sogenannten derivativen Buchführungspflicht nach §§140 ff. AO.

Somit ist jedes Unternehmen zur Buchführung verpflichtet. In wie weit allerdings eine Bilanzierung erforderlich ist, regelt ebenfalls das Handelsgesetzbuch. Befreiung von der Bilanzierungspflicht erhalten Einzelkaufleute nach §241a HGB nur, wenn sie „an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen.“ Sollte das Unternehmen neugegründet sein, sind die Werte am ersten Abschlussstichtag nach Neugründung maßgeblich. Deren Überschreitung bedeutet bereits nach dem ersten Jahr die sofortige Verpflichtung zur Bilanzierung.

Einfache oder doppelte Buchführung, für wen gilt was?

Während die einfache Buchführung die Ermittlung von Einnahmen und Ausgaben beinhaltet und am Ende von einem Kalenderjahr in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zusammengefasst wird, steht im Mittelpunkt der doppelten Buchführung ein Kontenrahmen. Die doppelte Buchführung schließt jährlich mit der Erstellung der Bilanz für das Kalenderjahr ab. 

Die im oberen Abschnitt genannten Grenzen der Bilanzierungspflicht (mehr als 600.000 Euro Umsatz und mehr als 60.000 Euro Gewinn) geben ebenso vor, für wen eine Pflicht zur einfachen bzw. doppelten Buchführung gilt. Somit ist für alle Selbständigen, Freiberufler und Kleingewerbetreibenden unterhalb der Schwellenwerte eine einfache Buchführung ausreichend und der Jahresabschluss aus Einnahmen und Ausgaben kann mittels EÜR ermittelt werden. Sobald die eine der genannten Grenzen in einem Kalenderjahr überschritten werden, entsteht dem Unternehmer die Verpflichtung zur doppelten Buchführung. Eine Verpflichtung für eine doppelte Buchführung erlischt erst wieder, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren die Schwellenwerte zum Abschlussstichtag unterschritten wurden. 

Gemäß Handelsgesetzbuch sind alle Vollkaufleute zur doppelten Buchführung verpflichtet. Im Zweifel, falls Sie als Unternehmer nicht einordnen können, ob für Sie verpflichtet sind, die einfache oder doppelte Buchführung anzuwenden, sollten Sie Ihren Steuerberater beratend hinzuziehen.

Aus der Buchführung ergeben sich ebenfalls die Umsatzsteuerbeträge, die ggf. als Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt abzuführen sind. Sollte kein automatisiertes Warenwirtschaftssystem genutzt werden ist es aus diesem Grund für die Mitarbeiter des Unternehmens unerlässlich, die entsprechenden Informationen umgehend der Buchhaltung zur Verfügung zu stellen.

Was ist die Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) dient der Gewinnermittlung bei der einfachen Buchführung. Bei der einfachen Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf eines der Konten Einnahme oder Ausgabe gebucht. Somit ergibt sich hieraus auch die Bezeichnung für die EÜR als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. 

Für die Erstellung der EÜR ist es für ein Unternehmen nicht zwingend erforderlich mit einem Steuerberater zusammen zu arbeiten. Im Internet sind zahlreiche Vorlagen für eine Einnahmenüberschussrechnung zu finden, in der die Einnahmen und Ausgaben aufgelistet werden können. Sollte der Gewinn sogar unterhalb von 17.500 Euro liegen, ist es für Sie als Unternehmer ausreichend, eine formlose Gewinnmitteilung an das Finanzamt zu senden (Stand 15.01.2022). Hierüber sollte Ihre Buchhaltung bzw. Ihr Steuerberater im Bilde sein. Für die Buchhaltung existieren zudem diverse Programmangebote. Hier kann es Sinn machen, sich detailliert zu informieren und evtl. beraten zu lassen.

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